Zásady ochrany osobních údajů
Vážení klienti,
vaše osobní údaje zpracováváme v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne
27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a v souladu se Zákonem o zpracování osobních údajů č. 110/2019 Sb.
Zásady zpracování osobních údajů popisují účely zpracování osobních údajů a způsoby jejich zpracování, informují o jednotlivých kategoriích zpracovávaných osobních údajů, jejich případných příjemcích, době uchování osobních údajů a o Vašich právech ve vztahu k ochraně osobních údajů.
Text je pro větší přehlednost zpracován formou otázek a odpovědí.
1 Kdo je správcem osobních údajů?
Správce je osoba, která sama nebo společně s jinými určuje účely a rozhoduje o tom, jakým způsobem budou osobní údaje zpracovány.
Správcem osobních údajů je společnost MH Firm-Transport s.r.o. se sídlem Tenisová 848/3, 102 00 Praha 15,
IČ: 05680891, zapsaná u Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 268837.
Správce lze kontaktovat na e-mailové adrese: martin.hajek@firm-transport.cz nebo na tel. +420 602 829 750
MH Firm-Transport s.r.o. je ve smyslu Obecného nařízení o ochraně osobních údajů správcem vašich osobních údajů, tj. shromažďuje, uchovává a využívá (i jinak zpracovává) vaše osobní údaje pro výkon své podnikatelské činnosti, která spočívá zejména v přepravě osob, důležitých dokumentů, balíků a jiných nákladů, autopůjčovně a nabízení produktu antibakteriální péče. Jednotlivé účely, pro které jsou osobní údaje zpracovávány, jsou blíže vymezeny níže.
2 Jak byly osobní údaje získány?
Osobní údaje správce získal přímo od vás, a to zejména z vyplněných formulářů, vzájemné komunikace nebo z uzavřených smluv. Mimo to mohou osobní údaje pocházet také z veřejně dostupných zdrojů, rejstříků a evidencí, například z obchodního rejstříku, registru dlužníků, profesních registrů, apod. Dále správce mohl získat osobní údaje od třetích stran, které jsou oprávněny k přístupu a zpracovávání vašich osobních údajů a se kterými spolupracuje a dále z informací ze sociálních sítí a internetu, které jste tam vy sám/sama umístil/a.
3 Jaké zpracování osobních údajů provádíme?
- zpracování osobních údajů prováděné MH Firm-Transport během Vašeho používání webových stránek https://firm-transport.cz/ („webové stránky“) – více informací naleznete v dokumentu „informace o cookies“;[RF1]
- zpracování osobních údajů prováděné MH Firm-Transport během komunikace s Vámi prostřednictvím e-mailu či telefonu; či jinými komunikačními prostředky (sms zprávy, zprávy v aplikacích typu FB messenger[RF2] nebo údaje v komentářích a dotazech na našich FB profilech).
- zpracování osobních údajů ze strany MH Firm-Transport během trvání obchodního vztahu s klienty a dodavateli;
- zpracování osobních údajů při plnění právních povinností MH Firm-Transport;
- zpracování osobních údajů, jež je nezbytné pro účely ochrany oprávněných zájmů MH Firm-Transport
- zpracování osobních údajů na základě vašeho souhlasu v případech, pokud pro dané zpracování váš souhlas potřebujeme
4 K jakému účelu a na jakém právním základě osobní údaje zpracováváme?
Zákonnost zpracování je dána článkem 6 odst. 1 GDPR, podle kterého je zpracování zákonné, je-li nezbytné
pro splnění smlouvy, pro splnění právní povinnosti správce, pro ochranu oprávněných zájmů správce nebo zpracování probíhá na základě souhlasu, který jste nám udělil/a.
Vaše osobní údaje mohou být MH Firm-Transport zpracovávány pro tyto účely:
- Plnění smlouvy abychom s vámi mohli uzavřít smlouvu o poskytování služeb anebo abychom s vámi mohli uzavřít smlouvu o dodání námi nabízených produktů (jako v případě antibakteriální péče). Přitom nemusí jít vždy pouze o smlouvu uzavřenou v tištěné podobě a vlastnoručně podepsanou. Může jít ve specifických případech i o smlouvu uzavřenou na základě vyplnění a odeslání objednávkového formuláře na webových stránkách a naším potvrzením takové objednávky (v souladu s bodem uvedeným níže „Vyřizování požadavků zaslaných prostřednictvím elektronických formulářů“) nebo uzavřenou ústně či po telefonu a námi potvrzenou.
- Vyřizování požadavků zaslaných prostřednictvím elektronických formulářů (objednávkové formuláře a rezervační systémy v prostředí našich webových stránkách), které jsou členěny podle námi nabízených služeb jako je: přeprava osob, důležitých dokumentů, balíků, letištních transferů a jiných druhů námi nabízených přeprav nebo k využití služby naší autopůjčovny. Stejně tak v případě našich produktů jako je antibakteriální péče.
- Plnění právních povinností (zejména povinností ve smyslu účetní a daňové legislativy, tedy předávání osobních údajů orgánům finanční správy, případně dalším orgánům veřejné moci v souladu s příslušnými právními předpisy);
- Oprávněný zájem správce (ochrana práv a právem chráněných zájmů MH Firm-Transport). V rámci našich oprávněných zájmů vedeme evidenci našich klientů (taxi dispečink), a také si některé údaje ukládáme pro případ, že bychom vedli spor a potřebovali je k naší obraně.
- Naším oprávněným zájmem je také naše vzájemná komunikace při vyřizování vašich dotazů, vaše údaje však zpracováváme jen po nezbytně dlouhou dobu (pro vyřízení vašeho dotazu), nejpozději však 1 měsíc od naší poslední komunikace.
- Oprávněným zájmem správce je také Přímý marketing – zasílání obchodních sdělení na váš e-mail
(v podobě e-mailových sdělení o zajímavých aktualitách/produktech). Zasílání těchto novinek můžete vždy jednoduchým způsobem zrušit/ukončit kliknutím na odkaz v e-mailu uvedený nebo kontaktováním správce na e-mailové adrese: martin.hajek@firm-transport.cz - Pokud nejste naším klientem, můžeme Vám zasílat naše e-mailová sdělení pouze na základě Vašeho Souhlasu. [RF3] Stejně tak budeme potřebovat Váš souhlas v případě, že nám poskytnete referenci na naše služby nebo produkty, kterou se následně rozhodneme zveřejnit na našich webových stránkách nebo sociálních sítích. V případě, že se na nás obrátíte s dotazem nicméně nedojde k uzavření naší spolupráce, budeme Vaše údaje evidovat dál v naší DTB také pouze na základě vašeho souhlasu
Tento souhlas můžete kdykoliv odvolat, proklikem v e-mailu nebo adresovaným na martin.hajek@firm-transport.cz
5 Které osobní údaje zpracováváme?
MH Firm-Transport zpracovává následující osobní údaje dle účelu zpracování:
| Zpracovávané údaje | Účely zpracování/právní titul |
| Jméno a příjmení, Adresa, E-mail, Telefonní číslo, naši vzájemnou komunikaci a dále název firmy, IČO, DIČ (jste-li plátce daně z přidané hodnoty) u OSVČ, | Plnění smlouvy, Plnění právních povinností, Oprávněný zájem správce, Vyřizování požadavků zaslaných prostřednictvím elektronických formulářů, Přímý marketing |
| Číslo účtu, Rodné číslo, Datum narození, Jakékoliv další informace týkající se klienta či třetích osob | Plnění smlouvy, Plnění právních povinností, Oprávněný zájem správce |
| Jméno a příjmení, E-mail, Telefonní číslo, vaše reference na naše služby/produkty | Souhlas |
MH Firm-Transport neshromažďuje, a neuchovává informace prostřednictvím automatizovaných prostředků. Webový portál vyhodnocuje anonymně pouze počet přístupů.
6 Jak dlouho budeme osobní údaje ukládat?
Vaše osobní údaje jsou zpracovávány a uchovávány po dobu nezbytně nutnou k zajištění všech práv a povinností plynoucích z příslušného smluvního vztahu a dále po dobu, po kterou je MH Firm-Transport povinen jakožto správce osobních údajů osobní údaje uchovávat podle obecně závazných právních předpisů. V ostatních případech vyplývá doba zpracování z účelu zpracování, kterému musí být přiměřená, anebo je dána právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů.
Osobní údaje nebudou nikdy uchovávány déle, než je zákonem stanovené maximum. Po uplynutí archivační doby budou osobní údaje bezpečně a nenávratně zničeny tak, aby nemohlo dojít k jejich zneužití.
Osobní údaje zpracováváme dle účelu jejich zpracování po zde uvedenou dobu:
| Účel zpracování | Doba uchování |
| Plnění smlouvy | po dobu trvání smluvního vztahu a 5 let ode dne ukončení smlouvy |
| Vyřizování požadavků zaslaných prostřednictvím elektronických formulářů | po dobu trvání smluvního vztahu a 5 let ode dne ukončení smlouvy |
| Plnění právních povinností | po dobu stanovenou příslušným právním předpisem (některé osobní údaje potřebné např. pro daňové a fakturační povinnosti budou uchovávány déle), zpravidla 5 let počínaje rokem následujícím od vzniku uchovávané skutečnosti. |
| Oprávněný zájem správce či třetí strany | po celou dobu trvání oprávněného zájmu správce; případně budou uchovávány maximálně po dobu 3 let od vzniku iniciační události (např. konec smluvního vztahu se správcem) |
| Vyřízení vašeho dotazu | po nezbytně dlouhou dobu (pro vyřízení vašeho dotazu), nejdéle však 1 měsíc od naší poslední komunikace |
| Přímý marketing* | po celou dobu trvání oprávněného zájmu správce, v okamžiku zániku tohoto právního titulu ukončíme zasílání obchodních sdělení V rámci každého e-mailového sdělení můžete vždy jednoduchým způsobem zrušit/ukončit zasílání těchto e-mailových sdělení kliknutím na odkaz v e-mailu uvedený nebo kontaktováním správce na e-mailové adrese: martin.hajek@firm-transport.cz |
| Přímý marketing (neklienti), reference na naše služby nebo produkty | Osobní údaje (jméno a příjmení, e-mail a telefonní číslo) k jejichž zpracování jste nám udělili souhlas. Tento souhlas je udělen na dobu určitou, a to na dobu 3 let ode dne udělení, pokud tuto dobu neprodloužíte nebo tento souhlas neodvoláte. V rámci každého e-mailového sdělení můžete také vždy jednoduchým způsobem zrušit/ukončit zasílání těchto e-mailových sdělení kliknutím na odkaz v e-mailu uvedený nebo kontaktováním správce na e-mailové adrese: martin.hajek@firm-transport.cz |
* MH Firm-Transport je oprávněn zpracovávat Vaši e-mailovou adresu ve smyslu § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti a o změně některých zákonů (zákon o některých službách informační společnosti) za účelem šíření obchodních sdělení týkajících se vlastních služeb a produktů
(např. formou informačního bulletinu nebo newsletteru) v případě, že jste takové zasílání neodmítli.
7 Kdo může mít k údajům přístup?
Se zajištěním některých našich smluvních nebo zákonných povinností nám kromě zaměstnanců pomáhají další osoby, které jsou v pozici zpracovatelů nebo třetích stran.
MH Firm-Transport Vaše osobní údaje zpřístupňuje pouze oprávněným zaměstnancům[RF4] a jednotlivým zpracovatelům osobních údajů smluvně sjednaným MH Firm-Transport, vždy však pouze v míře nezbytné pro naplnění jednotlivých účelů zpracování a na základě odpovídajícího právního titulu pro zpracování osobních údajů.
K vašim osobním údajům mají přístup naši zaměstnanci a v nezbytných případech tito naši spolupracovníci a spolupracující firmy:
Jméno zpracovatele, IČ [RF6] – vedení účetnictví
Vepsat řidiče IČ (kontraktory)
Administrativní pracovnice IČ
Rezervační systém – na míru?
Vývojáře (dispečerský sw)
Webhosting
Společnosti koncernu Microsoft, které poskytují službu Exchange a Office 365, tyto údaje se však nadále nachází na území EU a podléhají GDPR
Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA – Statistické údaje zpracováváme pomocí služby Google Analytics
FB
Další poskytovatelé zpracovatelských softwarů, služeb a aplikací, které však v současné době společnost MH Firm-Transport s.r.o. nevyužívá.
Osobní údaje také musíme v rámci zákonných povinností poskytnout orgánům státní správy, například správci daně, soudům, orgánům činným v trestním řízení nebo orgánům dohledu nad kapitálovým trhem.
8 Jaká jsou vaše práva související se zpracováváním osobních údajů a jak je můžete uplatnit?
Jako subjekt údajů máte v souvislosti se zpracováním osobních údajů práva, která vyplývají z právních předpisů, a která můžete kdykoliv uplatnit. Jedná se o:
- Právo požadovat informaci, jaké vaše údaje zpracováváme
- Právo na přístup k osobním údajům
Chcete-li vědět, jestli MH Firm-Transport zpracovává osobní údaje, máte právo získat informace o tom, jestli jsou Vaše osobní údaje zpracovávány, a pokud tomu tak je, máte také právo k vašim osobním údajům získat přístup. V případě nedůvodných, nepřiměřených nebo opakovaných žádostí bude MH Firm-Transport oprávněn za kopii poskytnutých osobních údajů účtovat přiměřený poplatek anebo žádost odmítnout (uvedené platí obdobně pro uplatňování níže uvedených práv).
- Právo na opravu nepřesných a doplnění neúplných osobních údajů
V případě, že máte pocit, že o vás MH Firm-Transport zpracovává nepřesné či neúplné osobní údaje, máte právo požadovat jejich opravu a doplnění. MH Firm-Transport provede opravu či doplnění údajů bez zbytečného odkladu, vždy však s ohledem na technické možnosti.
- Právo na výmaz osobních údajů, nejsou-li již osobní údaje potřebné pro účely, pro které byly shromážděny či jinak zpracovány, anebo zjistí-li se, že byly zpracovávány protiprávně,
V případě, že požádáte o výmaz, MH Firm-Transport vymaže Vaše osobní údaje, pokud (i) již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, (ii) zpracování je protiprávní, (iii) vznesete námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování Vašich osobních údajů, nebo (iv) odpadla zákonná povinnost ke zpracování stanovená právem Evropské unie nebo vnitrostátními právními předpisy.
Vaše žádost vždy bude podléhat individuálnímu posouzení (i přes vaše právo na výmaz může mít správce povinnost či oprávněný zájem si vaše osobní údaje ponechat) a o jejím vyřízení budete informováni.
- Právo na omezení zpracování osobních údajů
V případě, že požádáte o omezení zpracování, MH Firm-Transport osobní údaje znepřístupní, dočasně odstraní či uchová anebo provede jiné úkony zpracování, které budou potřebné pro řádný výkon uplatněného práva.
- Právo na přenositelnost údajů k jinému správci
V případě, že chcete, aby MH Firm-Transport osobní údaje, které o Vás v elektronické formě zpracovává na základě smlouvy nebo souhlasu, předal třetímu subjektu, můžete využít svého práva na přenositelnost údajů. V případě, že by výkonem tohoto práva byly nepříznivě dotčeny práva a svobody jiných osob, MH Firm-Transport nebude moci Vaší žádosti vyhovět.
- Právo vznést námitku, po níž zpracování osobních údajů bude ukončeno, neprokáže-li se, že existují závažné oprávněné důvody pro zpracování, jež převažují nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, zejména je-li důvodem případné vymáhání právních nároků. V případě, že MH Firm-Transport neprokáže, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převažuje nad zájmem nebo právy a svobodami zákazníka, zpracování na základě námitky ukončí bez zbytečného odkladu.
Pokud je oprávněným zájmem přímý marketing, pak má vznesení námitky vždy za následek ukončení dalšího zpracování pro účely přímého marketingu.
- Právo odvolat souhlas
Pokud jste nám udělili souhlas se zpracováním osobních údajů, pak tento souhlas můžete vzít kdykoliv zpět, a to buď zasláním e-mailu na martin.hajek@firm-transport.cz nebo zasláním odvolání na adresu sídla správce nebo pomocí linku v e-mailové komunikaci.
- Právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.
Můžete se kdykoliv obrátit s vaším podnětem či stížností ve věci zpracování osobních údajů na dozorový orgán, a to na Úřad na ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, webové stránky https://www.uoou.cz/.
Jednotlivá práva můžete uplatnit zasláním e-mailu na adresu martin.hajek@firm-transport.cz nebo zavoláním na telefonní číslo +420 602 829 750. Svá práva můžete uplatnit rovněž formou písemné žádosti zaslané na naší korespondenční adresu Tenisová 848/3, 102 00 Praha 15.
V případě opakovaných či zjevně nedůvodných žádostí o uplatnění výše uvedených práv je možné za realizaci daného práva účtovat přiměřený poplatek, popřípadě jeho realizaci odmítnout.
UPOZORNĚNÍ:
Další informace v souvislosti se zpracováním osobních údajů je možné získat na e-mailové adrese martin.hajek@firm-transport.cz
Realizaci práv je možné podat buď osobně, e-mailem nebo zasláním písemného požadavku na naši adresu uvedenou v úvodní části tohoto dokumentu. Jen si dovolujeme upozornit, že pro účely ověření toho, že požadavek je uplatněn opravdu přímo vámi, vás můžeme poté ještě kontaktovat a totožnost a požadavek si přiměřeným způsobem ověřit. [RF7]
Na ochranu soukromí a osobních údajů dohlíží Úřad pro ochranu osobních údajů, web: www.uoou.cz
Tyto Zásady zpracování osobních údajů byly aktualizovány ke dni 12. 11. 2020
Vezměte prosím na vědomí, že v budoucnu může dojít k jejich změně.
[RF1]pokud obdobný dokument máte 😊, pokud ne, tak smazat
[RF2]Setkala jsem se s dvojím výkladem pro social pluginy:
- Např. „Lajk FB“ natahuje osobní údaje z prohlížeče klienta/návštěvníka webu – na to je potřeba souhlas, který návštěvníci nedávají (za sběr odpovídáte vy a FB)
- Pokud je na webu tlačítko FB, tak podle Evropského soudního dvora se tím, že umístěním tlačítka na web umožňujete FB sběr údajů fakticky stáváte společným správcem se společností Facebook. Ovšem jen na tu fázi předání údajů, ne už pro následující zpracování. Správně by o tomto měla pak být zmínka i v dokumentu o ochraně osobních údajů
[RF3]Pokud byste chtěli uveřejnit referenci na vaše služby nebo produkt od fyzické osoby, pak k tomu právě budete potřebovat souhlas. Nebo v případech, že by vás někdo oslovil s dotazem, neobjednal si nic, ale chtěl by zůstat ve vaší DTB (nebo byste si ho tam chtěli nechat vy 😊)
[RF4]Doporučuji s „dohodáři“ (případně v budoucnu i zaměstnanci) podepsat dohodu o mlčenlivosti (NDA), protože tito lidé jednají vaším jménem. Stejně tak pokud některý např. IT poskytovatel není zpracovatelem, ale může dojít (byť i nahodile) z jeho strany ke kontaktu s osobními údaji, za jejichž ochranu nesete odpovědnost, doporučuje se uzavřít alespoň dohodu o mlčenlivosti (neboli NDA)
V praxi je zcela běžné, že IT dodavatelé mají tuto smlouvu zahrnutou ve svých obchodních podmínkách.
[RF5]Tady si prosím doplňte zpracovatele:
Popřemýšlejte o poskytovatelích datových úložišť a softwarových aplikací (př.: CRM, SW, které používáte v případě kdy jsou data uložené mimo Vaši firmu např. v Cloudu, Poskytovatelé různých platforem, marketéři, daňaři, docházkový systém, hosting, kdo má přístup k vašim webovým stránkám, e-mailing..
[RF6]Pokud se jedná o OSVČ stačí jen jméno a IČ
[RF7]MŮŽETE POUŽÍT I TOTO ZNĚNÍ:
Realizaci práv (s výjimkou žádosti doručené prostřednictvím veřejné datové sítě (datovou schránkou fyzické osoby) nebo elektronickou poštou podepsanou zaručeným elektronickým podpisem na e-mailovou adresu martin.hajek@firm-transport.cz je možné z důvodu zaručení identity žadatele podat pouze osobně, a to na formuláři, který je žadateli na žádost zaslán prostřednictvím e-mailu nebo písemně poštou.